Ställa om – här är våra tips till andra organisationer

Vilka förmågor behöver vi när vi arbetar hemifrån? Vad kan vi läras oss av denna unika situation vi befinner oss i nu? Nu har vi på Raoul Wallenberg Academys kansli, liksom många andra företag och organisationer, jobbat hemifrån i fyra veckor. Som den icke-hierarkiska och chefslösa organisation vi är så är vi alla vana att ta mycket ansvar och känna tillit till varandra. Men social distansering och digitala möten ställer stora krav även på oss. Här delar vi med oss av våra erfarenheter, rutiner och tips.

Något som Covid-19 har lärt oss är att vi aldrig till hundra procent kan påverka vad som sker i omvärlden, men en gammal sanning är att vi kan påverka hur vi agerar på förändring. Anledningen till att vi på Raoul Wallenberg Academy har lyckats hålla fokus på målen, bibehålla motivation och känna gemenskap så pass bra tror jag har att göra med vår vana av att leda oss själva. Vi är vana med självledarskap.

Ett hållbart självledarskap gör att du mår bra, känner dig motiverad och får energi. För att få det behöver du tydliggöra för dig själv vad du har för värderingar, känna till dina styrkor samt förstå och kunna sätta ord på dina tankar och känslor. Då kan du aktivt se till att du får det du behöver även när det känns motigt. Med ett hållbart självledarskap kan du även påverka grupper du tillhör, din arbetsplats och samhället i stort.

TIPS FRÅN RAOUL WALLENBERG ACADEMY:

1. Ta fram ledord och jobba med värderingar. Under dessa fyra veckor har vårt team låtit ledorden tillit, empati och kreativitet genomsyra vårt arbete. Vilka är dina viktigaste värderingar?
2. Försök se möjligheterna: vårt mantra har varit att RWA inte ställer in allt, utan snarare ställer om och hittar nya vägar för vår verksamhet. 
3. Fortsätt med de rutiner som är viktiga för teamet. 

• Vi håller våra gemensamma månadsmöten, då vi rapporterar och delar det mest relevanta som skett inom respektive verksamhetsområde samt hur vi ligger till gentemot budget och mål. 
• Hela kansliet checkar in tillsammans på samma sätt varje måndagsmorgon, då med en värdering som ska styra en under veckan. 
• Varje eftermiddag kl 15.00 ses vi för en digital fika för att prata både strunt och allvar.

4. Lägg tid på att vara närvarande, öppna och dela känslor och oro med varandra. Fråga dina kollegor regelbundet hur de egentligen mår och var uppmärksam på förändrar i beteende. Är det någon som plötsligt slutar att dyka upp på fikat? Ring upp och fråga hur hen mår! För att bibehålla samarbete, tillit och gemenskap i teamet har vi infört några nya rutiner. 

• varje morgon checkar vi in i små grupper (team i teamet) med en värdering som vi vill fokusera på under dagen samt delat ens prioriteringar för dagen. Vi har även följt upp gårdagen – hur den arbetsdagen var. 

• En kollega har med humor lyft vardagliga samtalsämnen i en Mentimeter-undersökning varje fredag där vi fick skatta hur påverkade vi har varit av veckans alla viktiga (och oviktiga) nyheter. 

5. Förmedla hela tiden en bild av nuläget. Jag och vår HR-ansvarig uppdaterar kontinuerligt kansliet med information, uppdateringar, påminnelser om rutiner, omvärldsbevakning och lästips. Det har skapat en känsla av koll på läget, lugn, gemenskap och motivation.
6. Utforska nya digitala verktyg. Vi använder Slack för chat, Google Hangout för digitala möten (Google har tillfälligt släppt många funktionalitet för Google Meets (Hangouts) som man tidigare behövde betala för.) Vi har även ett premiumkonto på Zoom som möjliggör för oss att genomföra våra planerade utbildningar och dela in deltagare i grupprum för diskussioner. Andra verktyg är Trello: ett projektledningsverktyg som kan användas i workshops, planering m.m. Stormboard: här kan du jobba med post-its och visuella processer för workshop.

 

ANDRA TIPS FÖR ATT UNDERLÄTTA SJÄLVLEDARSKAPET

1. Planera arbetsdagen så att den passar dig och dina förutsättningar i hemmet (t.ex. börja före frukost, längre lunchraster eller längre rast på eftermiddagen osv). Flytta med så mycket som möjligt från kontoret av det som du behöver (mus, tangenbord, skärm, stol)
2. Tänk inte att du ska hinna MER nu bara för att du är hemma – till skillnad från på kontoret, utan sätt rimliga krav på sig själv. Tänk efter: vad ska du uppnå, när ska det vara klart och vad är din uppgift? 
3. Avsluta varje arbetsdag med att bestämma vad du ska göra i morgon. 
4. Allt som sas i all hast på kontoret läggs nu i mail och chattar, det blir mycket text att ta hand om. Se över om era kommunikationskanaler även funkar när alla jobbar hemifrån – behövs det göras några ändringar i era interna rutiner vilka kanaler som ska användas när? Jobba med att rensa inkorgen på mail – hantera alla mail och flytta dem dit de ska (i en to-do-lista, in i kalendern osv) – det skapar känsla av kontroll.
5. Sätt rutiner för att ställa dig upp/röra på dig – ställ in tid på en timer om du vill. Bestäm när du ska ta promenader för att få frisk luft och rensa hjärnan. 
6. Försök att inte ha det för rörigt omkring dig, det stressar hjärnan.

 

Sarah Scheller,
Generalsekreterare
Raoul Wallenberg Academy